Z definicji zawartej w kodeksie cywilnym wynika, że wadium jest określoną sumą pieniędzy składaną przez przystępującego do aukcji albo przetargu, w celu zabezpieczenia interesów organizatora aukcji albo przetargu (art. 704 Kodeksu Cywilnego).
Toteż na gruncie prawa zamówień publicznych, instytucja wadium ma za zadanie zabezpieczenie interesów Zamawiającego w przypadku, gdy w trakcie postępowania Wykonawcy wycofują się z niego i z różnych powodów nie dochodzi do podpisania umowy.
Zamawiający przy ustalaniu wysokości kwoty wadium, kieruje się wartością szacunkową zamówienia. W postępowaniach, których wartość jest równa, bądź przekracza kwoty progów unijnych, wysokość wadium nie może przekraczać 3% wartości zamówienia. Natomiast, w postępowaniach, których wartość nie przekracza progów unijnych, zamawiający ustala wysokość wadium na kwotę nie wyższą niż 1,5 % wartości zamówienia.
Podstawą zatrzymania przez Zamawiającego wadium jest art. 98 ust.6 PZP, który wskazuje, że Zamawiający może zatrzymać wadium, jeżeli:
– Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 107 ust. 2 pzp – niezłożenie przez wykonawcę przedmiotowych środków dowodowych; lub art. 128 ust. 1 p.z.p – niezłożenie przez Wykonawcę oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu lub złożenie ich niekompletnych lub zawierających błędy,
– z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, nie złożył podmiotowych środków dowodowych lub przedmiotowych środków dowodowych potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 57 p.z.p. lub art. 106 ust. 1 p.z.p., oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 p.z.p., innych dokumentów lub oświadczeń, co spowodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez Wykonawcę jako najkorzystniejsze.
Zamawiający, Pamiętaj!
Obowiązek zatrzymania wadium na podstawie przywołanego art. 98 ust. 6 pkt 1 p.z.p., będzie zachodził jedynie w przypadku zawinionego zaniechania złożenia żądanych dokumentów przez wezwanego Wykonawcę, gdy to zaniechanie Wykonawcy zmierza do obejścia prawa, w szczególności przez stworzenie warunków ku temu, by zamówienie zostało udzielone Wykonawcy, który zaoferował najwyższą cenę.
Zamawiający, Uważaj!
Złożenie na wezwanie wadliwego dokumentu nie spełnia przesłanek „niezłożenia środków dowodowych”, a Wykonawca mógł działać w dobrej wierze. Jak podkreślono w komentarzu do ustawy Prawo zamówień publicznych, wydanym przez Urząd Zamówień Publicznych „Zatrzymanie wadium nie wchodzi w grę, gdy wykonawca działa w dobrej wierze, czyli błędnym, ale usprawiedliwionym przekonaniu, że spełnia warunki zamówienia”.